El cálculo del Drayage o Material Handling en ferias y convenciones en Estados Unidos se basa en una serie de factores y tarifas que varían según el lugar y el proveedor de servicios. El Drayage se refiere al proceso de transporte de equipos y materiales desde el punto de recepción en el lugar del evento (como un centro de exposiciones) hasta el stand o espacio asignado y viceversa al final del evento. Aquí hay algunos pasos generales para calcular el costo del Drayage en ferias y convenciones en Estados Unidos:

1. Tarifas base: Los proveedores de servicios de Drayage suelen establecer tarifas base por cwt (centavos por libra) o cúbicas (centavos por pie cúbico) de los materiales y equipos que se envían al lugar del evento. Estas tarifas pueden variar según el evento, el lugar y el proveedor.

2. Peso y volumen: Deberás determinar el peso y el volumen de los materiales que planeas enviar al evento. Puedes hacer esto a través de un servicio de pesaje y medición en el lugar o proporcionar esta información con anticipación al proveedor de servicios.

3. Tarifas adicionales: Además de las tarifas base, es posible que debas pagar tarifas adicionales por servicios especiales, como el manejo de materiales peligrosos o el almacenamiento a largo plazo.

4. Descuentos y recargos: Algunos proveedores de servicios ofrecen descuentos por volumen si envías una gran cantidad de materiales. También es posible que se apliquen recargos por retrasos en la entrega o la recogida.

5. Tiempo de espera: El tiempo que los materiales pasan en el lugar del evento antes y después del mismo puede influir en el costo del Drayage. Los proveedores de servicios suelen establecer un período de tiempo en el que los materiales se pueden recibir sin cargo adicional.

6. Administración de pedidos: Deberás proporcionar información detallada sobre los materiales que estás enviando, como una lista de inventario, para asegurarte de que los materiales se manejen correctamente.

7. Recogida y entrega: Asegúrate de conocer las fechas y los horarios de recogida y entrega de los materiales. Los proveedores de servicios de Drayage suelen tener ventanas de tiempo específicas para estas operaciones.

8. Documentación: Asegúrate de que todos los documentos, como formularios de envío y etiquetas de envío, estén en orden y cumplan con los requisitos del proveedor y del lugar del evento.

9. Revisión de facturas: Una vez que se complete el Drayage, revisa detenidamente la factura para asegurarte de que se apliquen las tarifas acordadas y que no haya cargos adicionales inesperados.